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PROCEDIMIENTO
Elaboración del presupuesto
Versión 1
Código GEM-ASE-PR-001
Proceso Gestión Administrativa del Sector Educativo Estado Vigente
1. OBJETIVO
Elaborar el presupuesto de la Secretaría de Educación para la vigencia fiscal, con el fin de planear los recursos financieros que permitan garantizar el logro de los objetivos, planes de desarrollo, programas, subprogramas y proyectos, y enviarlo a la Secretaría de Hacienda para obtener la aprobación del presupuesto por parte del Ente Territorial y el órgano legislativo 
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud y recepción de la información, continúa con la elaboración y verificación del proyecto de presupuesto, pasando por las actividades de aprobación por parte del Ente Territorial y Concejo Municipal 
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
Para la proyección de la nómina de cada vigencia Se debe tener en cuenta el comportamiento de las trasferencias de la nación, los cuales nos permiten revisar la variación de lo aplicado mes a mes, para poder realizar la proyección de la vigencia siguiente.

El presupuesto de los recursos Propios se debe tener en cuenta el techo establecido por la secretaria de planeación Municipal y la Secretaría de Hacienda
 
5. DEFINICIONES
5.1. PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): Es un instrumento de la gestión pública que tiene como objeto determinar los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos (Dependencias de la Administración) y programas, que la Administración Territorial ejecutará en una vigencia fiscal determinada.  
5.2. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: Autorizaciones máximas de gasto que se aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de Diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse  
5.3. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.  
5.4. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC): Instrumento mediante el cual se establece el monto máximo mensual de fondos disponibles, con los cuales se podrán ejecutar las actividades programadas en los Planes de Acción de las diferentes Dependencias de la Entidad Territorial.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

. Constitución política de Colombia.
. Ley 80 de 1993 Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 679 de 1994, 626 de 2001, 2170 de 2002, 3629 y 3740 de 2004, 959, 2434 y 4375 de 2006; 2474 de 2008
. Ley 715. Título I y II. Y Acto legislativo 01 de 2001
. Ley 819
. Ley de Presupuesto para la vigencia.
. Decreto 111
. Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Solicitar y recibir información
Profesional Universitario Unidad Administrativa y financiera - Presupuesto
Oficios, correos electrónicos
Solicitar y recibir de las demás dependencias la información para la elaboración del presupuesto, debe estar incluido todo lo que tiene que ver con los ingresos y recursos de capital y gastos de funcionamiento e inversión de la Secretaría de Educación, con el fin de clasificarla, verificarla y registrar los datos que deben ser incluidos dentro del presupuesto. Entre esta información debe estar:
. Del Departamento Nacional de Planeación los documentos CONPES (en los cuáles se realiza la asignación de los recursos del SGP).
. Recibe el Plan de Desarrollo del Ente Territorial aprobado para el cuatrienio del Alcalde.
. Del área de Planeación recibe los planes de acción aprobados por cada área.
. Del Funcionario del Despacho como Ordenador del Gasto, recibe el Plan Operativo Anual de Inversión elaborado
. De la Oficina de Bienes del Ente Territorial, recibe el plan de compras aprobado.
. Del Ministerio de Hacienda recibe el decreto de salarios del año vigente para Directivos Docentes, Docentes y Administrativos
Cuantificar y proyectar ingresos
Profesional Universitario Unidad Administrativa y financiera - Presupuesto
Decretos, oficios
Identificar las fuentes de ingreso existentes a nivel nacional y territorial con el fin de proyectar su utilización para la siguiente vigencia, teniendo en cuenta el recaudo estimado de cada renglón rentístico - este insumo es enviado a la secretaria de hacienda.

Elaborar el anteproyecto de gastos, mediante la creación de los rubros presupuéstales por fuente de recursos de acuerdo a la proyección de la nómina del sector educativo y al plan de acción de la Secretaría de Educación (teniendo en cuenta que los proyectos ya estén validados y aprobados por el Comité Directivo de la Secretaría de Educación de acuerdo a prioridades señaladas en el Plan de Desarrollo Municipal y/o Departamental, el cronograma de programación presupuestal, disponibilidad de los recursos, Plan de Compras, partidas para los salarios, aportes de ley de la nómina, partida para gastos de infraestructura, etc.)
Elaborar proyecto de presupuesto
Profesional Universitario Presupuesto
Proyecto de Acuerdo
Elaborar el proyecto de presupuesto, teniendo en cuenta todos los aspectos revisados y supervisados en actividades anteriores. Además, analiza los últimos documentos CONPES, en el cual se define el comportamiento y distribución de los recursos de acuerdo con la normatividad legal vigente, se diligencia el oficio para aprobación del Secretario de Despacho, Líder de la Unidad de Administrativa y Financiera y se remite a la Secretaría de Hacienda para su revisión y aprobación.
Verificar proyecto de presupuesto en el ET
Funcionario Ente Territorial
Proyecto de Acuerdo
Verificar el proyecto de presupuesto entregado por la Secretaría de Educación, con el fin de analizar si se deben insertar modificaciones a este, se debe verificar el cumplimiento de las directrices del Plan de Desarrollo y las expectativas de cada una de las Secretarías. Si se deben insertar modificaciones se realiza la actividad Incorporar proyecto de presupuesto de la SEM al ente territorial de lo contrario se realiza la actividad de Presentar proyecto de presupuesto ante el Concejo Municipal
Informar modificaciones a la SEM
Funcionario Ente Territorial
Oficio con las modificaciones del proyecto de acuerdo
Informar a la Secretaría de Educación las modificaciones que se deban insertar al proyecto de presupuesto, cuando aplique, para que se elabore el proyecto de acuerdo a las modificaciones presentadas y así poder elaborar el proyecto de presupuesto
Incorporar proyecto del presupuesto de la SE al del ET
Funcionario Ente Territorial
Proyecto de Acuerdo del Ente Territorial
Para los casos en que no se deban insertar modificaciones, se incorpora el presupuesto presentado por la Secretaría de Educación al proyecto de presupuesto del municipio,
Presentar proyecto de presupuesto al Concejo Municipal
Funcionario Ente Territorial
Proyecto de acuerdo
Presentar al respectivo órgano legislativo el proyecto de presupuesto teniendo en cuenta la fecha de presentación de éste proyecto, la fijación de esta fecha debe considerar el último periodo de sesiones ordinarias del órgano legislativo. Para la presentación de dicho proyecto debe acompañarse con una exposición de motivos que muestre la situación económica y fiscal del Ente Territorial, las razones y fundamentos de los ingresos, la justificación de las solicitudes de apropiaciones para gastos, el detalle de los gastos desfinanciados y el resultado del ejercicio fiscal anterior con el estado de la deuda pública del Ente Territorial. Una vez aprobado el proyecto de presupuesto por el respectivo órgano legislativo, se emite el Acuerdo u Ordenanza del presupuesto. Si el proyecto de presupuesto es aprobado se realiza la actividad Ajustar decreto de liquidación del presupuesto de lo contrario se realiza la actividad: Incorporar proyecto del presupuesto de la SEM al del Ente Territorial
Realizar proyecto de Decreto de liquidación del presupuesto
Funcionario Ente Territorial
Formato Decreto de liquidación
Elaborar el proyecto de Decreto de Distribución y Liquidación del Presupuesto, se diligencia el formato Decreto de liquidación, teniendo en cuenta las orientaciones que el Ministerio de Educación Nacional haya definido para tal fin, debe contener las consideraciones básicas legales para soportar la liquidación del presupuesto general del Ente Territorial, señalándose en cuanto se incrementa por concepto de los mayores recursos provenientes del presupuesto complementario, los montos de los recursos para la vigencia fiscal y el anexo del detalle del gasto, este debe ser aprobado por el secretario de Despacho de la SE y el Funcionario de Hacienda.
Ajustar decreto de liquidación del presupuesto
Funcionario Ente Territorial
Proyecto de acuerdo en firme, oficios, AS 400
El Funcionario designado del Ente Territorial realiza los debidos ajustes al Decreto de Distribución y Liquidación del Presupuesto de acuerdo a los ajustes que se deban incluir según las observaciones generadas en la revisión de este documento
Firmar y distribuir decreto de liquidación del presupuesto
Funcionario Ente Territorial
Proyecto de acuerdo en firme, oficios, AS 400
El Funcionario designado del Ente Territorial firma el Decreto de Distribución y Liquidación del Presupuesto con el fin de liquidarlo. Este debe ser enviado a la Secretaría de Educación para su conocimiento.
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 20/Oct/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 20/Oct/2023

 
Nombre: Elizabeth Pacheco Alzate
Cargo: Ninguno
Fecha: 20/Oct/2023